O Gerenciamento de Arquivos na vida da Secretária

Sabemos que independente do setor, área ou departamento de uma empresa, é fato que o volume de documentos existentes  tendem a aumentar cada vez mais caso estas áreas não gerencie estes arquivos de forma adequada e organizada.

E falando em organização, você já parou para pensar no tempo que gasta procurando algum documento ou arquivo importante em sua empresa? 

Pergunto isso, pois um estudo recente divulgou que um profissional gasta em torno de 2 horas do seu dia na busca por documentos perdidos. 

Assustador não é? Agora multiplique isso no mês e terá um resultado desastroso. 

Entretanto, o intuito deste artigo é trazer soluções para este problema, proporcionando antes de mais nada a compreensão da importância de uma boa Gestão de Arquivos, principalmente na vida da Secretária.

Quando entendemos que um arquivo é muito mais que um conjunto de papeladas e sim documentos que contém dados e históricos de suma relevância e que impactam diretamente nas tomadas de decisões da empresa, passamos a enxerga-los com outros olhos, e por consequência o seu valor começa a ser percebido.

Com o avanço da tecnologia, inúmeras ferramentas são desenvolvidas para facilitar a vida do profissional que trabalha diretamente com este tipo de Gerenciamento e é nossa função como Secretária se familiarizar com todas as ferramentas necessárias que irão garantir a melhoria do processo do nosso próprio trabalho e de dos demais departamentos.

A utilização de um sistema de Gestão de Dados Personalizado, por exemplo, agrega diversos benefícios a rotina da Secretária, tais como:

• Otimização de espaços físicos
• Redução de tempo na busca por arquivos perdidos
• Redução de custo com cópias desnecessárias 
• Agilidade e facilidade na tomada de decisão
• Disponibilidade de documentos para mais de usuário.
• Organização geral de todo acervo da empresa, entre outros impactos positivos.

É nossa missão como Secretárias estar a frente disso, pois ao inserirmos esta Gestão nossa rotina, conseguiremos auxiliar as empresas maior qualidade no serviço e consequentemente o crescimento em sua produtividade.

E para nós Secretárias, que somos multitarefas, ganhar mais tempo para realizar outras atividades e ainda cuidar um pouco mais de nós mesmas é resultado destas ações.

Curtiu as dicas? Então mãos a obra, compartilhe conosco suas experiências e deixe seu comentário.

Até a próxima!

                                                                                            Diana Xavier