Visão sistêmica da Secretária

Muitos pensam que a função da Secretária é apenas fazer ligação, anotar recados, recepcionar, servir cafezinhos e redigir e-mail-s, porém estão totalmente enganados.

A profissão de Secretariado vem evoluindo a cada dia, e cada vez mais procedimentos dentro de uma empresa são centralizados na Secretária. Sendo assim, a secretária precisa ter conhecimento em várias áreas, para que possa auxiliar e ficar por dentro das necessidades e dos objetivos estratégicos a serem alcançados pela empresa.

Ela necessita ter visão sistêmica para controlar e distribuir todas as informações e levar ao seu gestor somente o que ela mesma não pode resolver, geralmente apresentando possíveis soluções, em funcionamentos externos e interno da empresa.

Quando a secretária desenvolve a visão sistêmica ajuda a empresa atingir resultados acima da média, contribui a resolver os problemas dos setores da empresa , fortalece relacionamentos interpessoais e desenvolve o Networking.

A Secretária desenvolve atividades no setor financeiro, marketing, recepção, comercial, recursos humanos, cargos de assessoria e gestão, porém seu foco é em processos e não em setores, pois cada colaborador tem sua função a desempenhar.

Ela necessita ter criatividade, opinar, tomar decisões, gerir o tempo, gerir pessoas, trabalho em equipe, sempre se atentando ao ambiente organizacional.

Lembre-se: “Por traz de um grande líder, há sempre uma grande secretária”.

E para exercer sua função com perfeição a Secretária necessita estar sempre se atualizando nas áreas que engloba o secretariado como tecnologia, técnicas de liderança, financeiro entre outras.

Agora queremos saber sua opinião, deixe aqui seu comentário.

Reflexões: Práticas Secretariais e as suas qualificações profissionais

Atualmente a Empregabilidade é um fator importante e primordial na vida de todos profissionais que querem se destacar no Mercado de Trabalho.

O conceito de Empregabilidade está ligado a capacitação profissional e com as aptidões para o mercado de trabalho. Está diretamente relacionada com o valor profissional,se transformando em um conjunto de competências e habilidades necessárias para se conquistar e manter um colocação dentro de uma empresa.

A capacitação em um curso técnico pode ser uma boa escolha e um impulsionador de um plano de carreira promissor promovendo a empregabilidade em curto prazo.

Para garantir a sua capacidade de empregabilidade no mercado de trabalho é preciso que o profissional esteja atento às demandas do mercado da sua área de atuação. Quanto maior for a capacidade de corresponder às necessidades do mercado profissional, maior será a sua empregabilidade.

Quando pensamos em Empregabilidade,não podemos deixar de citar os seis pilares importantes e impulsionadores, citados por Minarelli, em seu livro "Empregabilidade":

• Adequação Vocacional: Exercer uma atividade que corresponda a sua vocação;
• Competência profissional: Manter o conhecimento alinhado a habilidade de execução;
• Honestidade: Ser uma pessoa transparente dentro da empresa;
• Saúde física, mental e espiritual: Equilibrar o trabalho com atividades de lazer e descontração; 
• Reserva financeira: Poupar um pouco do seu salário para emergências que possam surgir;
• Relacionamentos: Networking é outro fator de empregabilidade. Procure estar integrado ao mercado, já que todos no´s estamos sujeitos a um dia estarmos desempregados. 

Perfil atual da Secretária

Antigamente beleza era um dos critérios mais valorizados nos profissionais de Secretariado.Anúncios deixavam claro que o perfil desejado era de profissionais jovens e bonitas. Com a globalização ocorrida no setor empresarial a profissional teve o seu perfil empreendedor, estratégico, com capacidade de se desenvolver e se reinventar juntamente com as exigências e a demanda do mercado.

Nova tendência: Secretária virtual 

O número de microempreendedor vem crescendo juntamente com a procura por uma assessoria que ofereça trabalho de qualidade e com redução de custos, uma vez que não tem vínculo empregatício. A Secretária Virtual ou também conhecida como Assistente em todos os requisitos necessários para oferecer esse serviço. Ela mesma abre sua empresa, vai atrás dos seus clientes, oferecer esse serviço. Ela mesma abre sua empresa, vai atrás dos seus clientes, oferecendo um atendimentos personalizado. Esse tipo de serviço já é comum nos Estados Unidos. É indicado para quem tem experiencia na área e deseja exercer essa função.Para fazê-lo, além de todo planejamento, é preciso cuidar de alguns passos como abrir um CNPJ, criar um MEI (Microempreendedor Individual), definir o nicho que queira trabalhar como, por exemplo,dentista, youtuber, executivos entre outros, por fim, o ambiente de trabalho que pode ser, inclusive, em sua própria residência. Diante da grande concorrência do mercado de trabalho é preciso que o profissional se empenhe em demonstrar o seu valor, qualificação e capacidade de contribuir efetivamente e de maneira destacada frente a outros profissionais.


Texto adaptado do PROJETO INTEGRADOR do curso Técnico em Secretariado Turma 2N Senac São Bernardo do Campo: Empregabilidade e Capacitação, por Adailde Maria, Grasiéla Andrade, Vanessa Arita. 

Dicas de Oratória para falar em público.

Uma das competências chave e que sem sombra de dúvidas diferencia qualquer profissional no mercado de trabalho, é a habilidade e desenvoltura ao falar em público.

Esta é uma qualidade que faz com que grandes profissionais, independente de sua área de atuação se torne mais reconhecido, satisfeito e confiante.

A Isa Loca acredita que a prática pode levar sim a perfeição e pensando nisso, reuniu algumas dicas que vão auxilia-los a primorar a sua fala, adquirir mais segurança através do treino e espantar de vez a timidez.

E para aqueles que tem pavor só de pensar no assunto, pedimos alguns minutinhos de atenção, respire fundo e embarque conosco nesta viagem. Vocês não vão se arrepender:

Confira nossas dicas:

Dica n°1:

Foque no Privilégio: Pense positivo, seja otimista e foque unicamente no privilegio e não no sofrimento. Traga maior visibilidade ao seu profissionalismo e ao profissional que você é. Pense na chance e na sorte que tem ao poder "aparecer" e é claro contribuir de maneira positiva na vida das pessoas.

Dica n°2:

Pesquise sobre o local e sobre as pessoas (público) que irão te assistir e se possível quais os recursos disponíveis para esta apresentação.

Dica n°3:

Pratique muito e se prepare antes. Seja otimista e nada de enviar comandos negativos ao cérebro. É cientificamente comprovado que o nosso cérebro aprende por repetição. Portanto, treine muito.

Dica n°4:

Cuide de sua aparência. Somos julgados pela nossa imagem.

Dica n°5:

Chegue cedo, evite imprevistos. Se prepare antes esse método ajuda a manter o controle emocional durante sua apresentação.

Dica n°6:

Faça pausas. Dependendo da duração de sua apresentação faça uma pausa isso ajudará as pessoas a se conectarem melhor com a sua apresentação.

Faça com que elas se movimentem, troque de lugares ou toque uma musica para quebrar o gelo.

Não precisa ser uma pausa para o Coffee Break, apenas uma pausa estratégica para auxiliar o seu controle emocional e não tornar a apresentação tão massante.

Dica n°7:

Esqueça a perfeição e esteja preparado para o inesperado.

Não seja tão perfeito ou haja de forma mecânica. Seja você mesmo, pois o público irá se conectar quando você for autêntico.

E por último, mas não menos importante:

Dica n°8: 

Saiba lidar com o inesperado. É importante se preparar e treinar sim, mas é de suma importância que você esteja sim aberto e preparado para o inesperado de modo que se alguém fizer alguma pergunta no meio da sua apresentação e você não estava preparado para responder, é essencial que saiba lidar com a situação usando isso ao seu favor para engrandecer a sua apresentação e não te desestruturar.

Gostou das dicas?

Então deixe de comentar e compartilhar suas experiencias conosco!

Até a próxima Isas!

                                                                                           Diana Xavier

Os Desafios da Educação á Distância na Vida do Profissional do Futuro

A Educação a Distância (EaD) tem ganhado muito espaço nos últimos tempos no cenário educacional do Brasil, destacando-se não somente por questões sociais, na vida dos estudantes, mas também como uma alternativa minimizadora de problemas como o deslocamento, por exemplo.

Por sua vez a flexibilidade que o ensino a distancia possibilita, muitas vezes pode transformar-se em desvantagens se as pessoas que optarem por esta modalidade de estudo não se adequarem a uma rotina de estudos diferenciada que passa a exigir maior interação e disciplina, por parte do aluno que passa a ser total protagonista no quesito aprendizado.

Muito se discute sobre a verdadeira viabilidade desta metodologia de ensino, que a principio não era vista com bons olhos, até mesmo por professores e renomadas instituições de ensino. O fato é que devido a crescente procura por esta modalidade, percebemos ao longo do tempo que uma barreira vem sendo quebrada e que alguns paradigmas passaram a ser rompidos mediante ao índice de aprovação e aceitação por parte de um grande percentual de alunos que não tiveram outra alternativa  a ser abraçar esta tendencia. 

Hoje podemos afirmar que o ensino a distância nos proporciona inúmeros benefícios que vão muito além do custo beneficio, ele nos ensina a adotar uma nova postura e uma didática totalmente diferenciada que irá impactar diretamente nos nossos resultados e desempenho como estudante.

Outro ponto importante a ser observado com relação a aversão ainda existente na opinião de algumas pessoas, é devida a falta de humanização que o método supostamente pre dispõe. A falta de contato e interação com outros alunos e professores, supostamente faria com que o aluno perdesse facilmente o  interesse e um certo dinamismo que só o contato  humano pode proporcionar.

Um estudo recente feito por alguns Docentes da Instituição Senac São Bernardo do Campo, defende a tese que o método vem sendo constantemente aperfeiçoado e afirmam que é possível sim, realizar um Estudo a Distância, com qualidade e de maneira significativa, sem desfavorecer as relações humanas.

A Isa Loca também embarcou nesta ideia, e está aqui para convence-los que também é possível encarar este desafio e agregar muito valor no seu diploma e na sua carreira.

Curtiu?
Não esquece de comentar aqui em baixo e compartilhar com a gente sua experiência.

Abraço!

Diana Xavier

O Gerenciamento de Arquivos na vida da Secretária

Sabemos que independente do setor, área ou departamento de uma empresa, é fato que o volume de documentos existentes  tendem a aumentar cada vez mais caso estas áreas não gerencie estes arquivos de forma adequada e organizada.

E falando em organização, você já parou para pensar no tempo que gasta procurando algum documento ou arquivo importante em sua empresa? 

Pergunto isso, pois um estudo recente divulgou que um profissional gasta em torno de 2 horas do seu dia na busca por documentos perdidos. 

Assustador não é? Agora multiplique isso no mês e terá um resultado desastroso. 

Entretanto, o intuito deste artigo é trazer soluções para este problema, proporcionando antes de mais nada a compreensão da importância de uma boa Gestão de Arquivos, principalmente na vida da Secretária.

Quando entendemos que um arquivo é muito mais que um conjunto de papeladas e sim documentos que contém dados e históricos de suma relevância e que impactam diretamente nas tomadas de decisões da empresa, passamos a enxerga-los com outros olhos, e por consequência o seu valor começa a ser percebido.

Com o avanço da tecnologia, inúmeras ferramentas são desenvolvidas para facilitar a vida do profissional que trabalha diretamente com este tipo de Gerenciamento e é nossa função como Secretária se familiarizar com todas as ferramentas necessárias que irão garantir a melhoria do processo do nosso próprio trabalho e de dos demais departamentos.

A utilização de um sistema de Gestão de Dados Personalizado, por exemplo, agrega diversos benefícios a rotina da Secretária, tais como:

• Otimização de espaços físicos
• Redução de tempo na busca por arquivos perdidos
• Redução de custo com cópias desnecessárias 
• Agilidade e facilidade na tomada de decisão
• Disponibilidade de documentos para mais de usuário.
• Organização geral de todo acervo da empresa, entre outros impactos positivos.

É nossa missão como Secretárias estar a frente disso, pois ao inserirmos esta Gestão nossa rotina, conseguiremos auxiliar as empresas maior qualidade no serviço e consequentemente o crescimento em sua produtividade.

E para nós Secretárias, que somos multitarefas, ganhar mais tempo para realizar outras atividades e ainda cuidar um pouco mais de nós mesmas é resultado destas ações.

Curtiu as dicas? Então mãos a obra, compartilhe conosco suas experiências e deixe seu comentário.

Até a próxima!

                                                                                            Diana Xavier

Aprenda a Gerenciar o seu Tempo

Hoje em dia ouço muitas pessoas dizerem que não conseguem administrar o seu próprio tempo e que gostariam de ter mais tempo para finalizar as tarefas no trabalho, que sentem falta de ficar em casa com a família e que nem se lembram quando foi a ultima vez que brincaram com seus cachorros.

Esta é uma realidade que faz com que achamos que nosso dia deveria ter mais que 24 horas e isso acaba nos deixando deprimidos e frustrados por não ter conseguido finalizar nossas metas diárias. Todo esse conjunto de sensações nos faz refletir sobre o que podemos fazer para poder mudar ou pelo menos minimizar essa necessidade.

Ainda não foi feito uma máquina do tempo ou até mesmo uma mágica para nos ajudar com esta importante questão de administração do nosso tempo. Já que essas ideias estão longe de acontecer. 
Já que não conseguimos aumentar o nosso tempo, compartilho com vocês uma  uma técnica que aprendi recentemente e que vai nos permitir fazer muito mais coisas em muito menos tempo. 

E como vai ser feito tudo isso? A resposta é simples, com organização e disciplina. Para focar no que realmente importa e não perder tempo com o que não tem tanta importância. Fazer uma nova gestão do seu tempo vai depender de você querer mudar a sua rotina, estilo de vida, aprender a dominar algumas técnicas e ferramentas, e conseguir manter essa disciplina depois de adquiri-la. 

Como agora você já sabe o que será necessário para sua gestão do tempo segue duas dicas que vão te ajudar a conseguir aos poucos administrar tudo isso. 

Regra dos 5 minutos: faz com que você avalie se aquela tarefa vai demandar mais ou menos de 5 minutos. Se for demandar menos de 5 minutos você já pode executá-la assim tirando ela da frente. 
Regra do processamento: tenha horários para checar seus e-mails, Whatsapp, telefonemas, aprenda a colocar horários em certas coisa do seu dia a dia, pois se a todo momento você parar para checar os seus aplicativos, Whatsapp, e-mails, e telefonemas isso sempre vai demandar mais do seu tempo  o que resulta na queda continua de sua produtividade. Eu sei que mudar não será fácil, mas é mais fácil do que ser pressionado pelo chefe. Fica a Dica!

Espero que essas primeiras dicas tenham sido uteis que vocês possam já ir criando hábitos novos e assim criar aos poucos um ambiente mais organizado na sua rotina.

Não esquece de comentar aqui em baixo e compartilhar com a gente sua experiência.
Abraço!

Thais Lima

Ética profissional

Uma das exigências do mercado de trabalho é a ética profissional, que está relacionado ao comportamento e a personalidade humana. ela traz princípios valiosos para a empresa.

 É absolutamente indispensável para a Secretária ter uma postura adequada, equilíbrio, assumir responsabilidades, comunicação formal, respeitoso, não usar gírias.

A Importância do sigilo também é uma característica importante para a Secretária, por lidar com diversos assuntos confidenciais e desempenhar diversas funções, que não cabe a todos colaboradores da empresa.

Devemos sempre cumprir as regras da empresa, independente do cargo que ocupamos, temos que saber se comportar no ambiente de trabalho. Geralmente alguns colaboradores não cooperam e acabam influenciando negativamente outras pessoas.

Há diversas vantagens para ter ética no ambiente de trabalho.

Torna o ambiente mais agradável, cooperação, respeito entre as pessoas, aumento de produtividade e aumento da confiança entre as pessoas.

Segue algumas características principais da ética, para fixar bem o assunto.

Honestidade: Não há como ser ético sem ser honesto

Sigilo: Manter segredo de assuntos confidenciais.

Coragem:  Assumir responsabilidades com confiança.

Humildade: Não passar por cima de ninguém para mostrar seus valores.

Lembre-se, você é o que você faz, não devemos ficar julgando os comportamentos das pessoas e sim nos analisar diariamente.

Rosemeire Morais